(趣旨)

第1条　この規程は、別に定めるものを除くほか、出雲崎町役場における文書の処理及び作成について必要な事項を定めるものとする。

(文書処理及び作成の原則)

第2条　文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

(課長の職責)

第3条　各課(出納室を含む。以下同じ。)の長は、常に職員をして文書の処理及び作成に習熟させ、文書事務が適正かつ速やかに処理されるよう留意し、事務処理の促進に努めなければならない。

(文書主任)

第4条　各課に文書主任を置く。

(文書取扱者)

第5条　各課に文書取扱者を置く。

(総務課長の職責)

第6条　総務課長は、文書の処理及び作成に関する事務がこの規程に基づいて適正かつ速やかに行われるよう、常にその指導、改善に努めなければならない。

(収受及び配付手続)

第7条　役場に到達した文書及び物品(小包便及び貨物便によるものをいう。以下同じ。)は総務課で収受し、次の各号により処理するものとする。

(文書の受領)

第8条　前条の規定により配付を受けた文書及び物品は、当該課の文書取扱者が受領し、開封の上、その余白に収受日付印(経由文書にあっては経由日付印。以下同じ。)を押し、課の文書整理簿に登載し、文書番号を記入しなければならない。ただし、各種の請求書、報告書、届出書等の軽易な文書は、文書整理簿の登載等を省略することができる。

(総務課への回付)

第9条　各課で第7条の規定による手続きを経ない文書を受け取った場合は、当該文書を総務課に回付し、同条第1項第1号に規定する手続きを経なければならない。ただし、当該文書が秘密又は特別の取扱いを要する場合は、この限りでない。

(秘密文書等の取扱い)

第10条　秘密又は特別の取扱いを要する文書及び庁内間の往復文書は、各課で適宜文書整理簿を設け、処理するものとする。

(配付文書の処理)

第11条　文書整理簿に記入した文書は、文書取扱者において供覧処理印を押印し、直ちに課長、総務課長及び副町長等決裁区分に応じ上司の閲覧を受けなければならない。ただし、定例的なもので、あらかじめ課長が指定するものについては当該事務を担当する職員(以下「担当者」という。)に直接交付することができる。

第12条　前条の規定により交付を受けた文書は、担当者において、速やかに起案、供覧その他の必要な処置をとらなければならない。

(起案)

第13条　事案の処理は、原則として起案用紙にその処理案を記載してしなければならない。

(供覧)

第14条　配付を受けた文書が、前条の規定による処理を必要とせず、単に供覧によって完結するものは、第11条第1項本文に規定する処理による。

(起案に当たっての注意)

第15条　起案に当たっては、次の各号に掲げるところによらなければならない。

(起案用紙)

第16条　起案用紙の使用に当たっては、次の各号に掲げるところによらなければならない。

(回議)

第17条　起案書は、決裁区分の定めるところにより、起案者から順次直属の上司を経て町長その他の決裁責任者の決裁を受けなければならない。

(合議)

第18条　起案の内容が他の課に関係を有する場合は、当該起案書をその関係課長に合議しなければならない。

(事前協議)

第19条　他の課の所掌事務に関係ある事案については、前条の合議にかえて、あらかじめ関係課長と協議し、又は文書の写しを送付して意見の調整を行うことができる。

(法規の合議)

第20条　起案書のうち次に掲げるものは、総務課長に合議しなければならない。

(回議及び合議の促進)

第21条　回議及び合議に当たって起案書の回議欄に押印する課員の範囲は、当該起案の意思決定に必要な最小限にとどめ、原則として回議にあっては主務係長、課長、合議にあっては合議を受けた課の課長のみとし、回議及び合議の促進を図るようにしなければならない。

(文書主任の審査)

第22条　起案書(軽易なものを除く。)は、各課の文書主任の審査を受けるものとする。

(起案内容の修正)

第23条　起案書の記載事項のうち用字、用語、文体等の表記上の問題を除き、その内容を訂正した場合は、訂正した者がその箇所に押印しなければならない。

(決裁月日の記入)

第24条　決裁を終えた起案書(以下「原議」という。)は、決裁者又は起案者において所定の欄に決裁月日を記入しておかなければならない。

(未完結文書の整理及び促進)

第25条　未完結の文書(未処理及び未決を含む。)は、起案者において適宜の方法をもって完結文書と区別し、常にその所在及び経過を明らかにしておかなければならない。

(文書の施行)

第26条　原議は、特に指示ある場合を除き、起案者において直ちに浄書、発送の手続きをとり、施行しなければならない。

(公印及び契印)

第27条　施行する文書には、公印を押さなければならない。ただし、次に掲げるものは特に必要と認められるもの以外は省略するものとする。

(発送依頼の手続)

第28条　文書を発送しようとするときは、文書取扱者は、次の各号に掲げる区分により総務課に依頼しなければならない。

(発送の実施)

第29条　前条に掲げる文書、物品の発送は、総務課において種別、量目別、特殊区分別等に取りまとめ、料金後納郵便物差出票に所要事項を記載した後、即日発送の手続きをとらなければならない。ただし、緊急の必要その他特別の事情がある場合には、郵便切手受払簿により切手を受けて発送することができる。

(文書整理簿の整理)

第30条　文書を発送したときは、当該文書が文書整理簿の記載を省略されているものを除き、主務課において文書整理簿の処理経過欄に当該文書についての収受の記録を含め、発送(収受)月日、あて先等を記入し、完結したものにあっては完結欄に月日を記入し、その処理経過及び完結の状況を明らかにしておかなければならない。供覧その他の処置により、そのまま完結となる文書についてもまた同様とする。

(勤務時間外の文書の発送)

第31条　急を要するため勤務時間外に文書を発送しようとするときは、各課において第28条の規定に準じ、封入その他の処理をし、当該課において発送しなければならない。

(通則)

第32条　処理完結した文書で、保存を要するものの保存期間は、別段の定めがあるものを除くほか、別表文書保存期間基準表を参考として、次の各号の区分により各課長が決定する。

(文書の整理及び保存)

第33条　文書は、常に整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しなければならない。

(編集及び製本)

第34条　完結文書は、各課において1年分又は数年分を取りまとめ、書目及び保存期間ごとに編集及び製本をし、別に指示する書庫等に保存しなければならない。

(文書保存台帳の作成)

第35条　文書主任は、編集及び製本を終えた文書を登録するため、文書保存台帳(目録)を作成し、これを保存しなければならない。

(保存文書の廃棄)

第36条　課長は、保存期間が満了した保存文書を速やかに廃棄しなければならない。ただし、永年保存の文書又は保存期間が満了しないものであっても、課長が保存の必要がないと認めるときは廃棄することができる。

第37条及び第38条　削除

(文書の種類)

第39条　町において作成する文書の種類及び性質は、次に掲げるとおりとする。

(文書の書き方)

第40条　文書は、次に掲げるものを除き左横書きとする。

(文書の番号)

第41条　条例、規則、告示及び訓令にあっては法令番号簿による法令番号を付し、指令、達及び往復文にあっては文書整理簿による文書番号を付さなければならない。

(文書の記号)

第42条　前条に規定する文書番号には、次に掲げる記号を付さなければならない。

(文書の発信者名)

第43条　文書の発信者名は、原則として町長名を用いなければならない。

(文書の書式及び用例)

第44条　文書の書式及び用例については、別に定める。

(表記の基準)

第45条　文書の用字、用語、文体等は、次の各号に掲げる表記の基準によるものとする。

(条例の制定手続)

第46条　条例を制定しようとするときは、主務課において当該条例案を起案し、決裁後、条例案の原稿を総務課に送付しなければならない。

(条例の公布手続)

第47条　条例案について町議会から議決の通知があったときは、主務課において当該条例に制定文を付して総務課に送付しなければならない。

(規則の署名)

第48条　規則を制定しようとするときは、主務課において当該規則案に公布文を付して起案し、決裁後、総務課長は町長の署名を得なければならない。

(規程の押印)

第49条　規程を告示しようとするときは、決裁後、主務課において当該原議に町長印の押印を受けなければならない。

(公印の取扱い)

第50条　公印の制定、管理及び使用については、この規程に定めるもののほか、出雲崎町公印規程(昭和40年3月19日制定)の定めるところによる。

(帳簿等の様式)

第51条　この規程に定める文書処理に関する帳簿、日付印及び用紙の様式等は、次のとおりとする。

(雑則)

第52条　この規程に定めるもののほか、必要と認められる事項は、その都度別に定める。